PowerPoint Berichte automatisieren Teil2

27.08.2020 | Datenvisualisierungen

Customer-Insight-Reports mit Tableau automatisieren – Teil 2

So bauen Sie PowerPoint-Berichte in Tableau
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vor einiger Zeit haben wir Ihnen einen Einblick in unseren Ansatz gegeben, mit Tableau Reports zu automatisieren, die kaum von PowerPoint-Berichten zu unterscheiden sind. Dabei kombinieren wir Vorteile von Tableau, wie etwa die Interaktivität und flexible Berechnungen, mit einem PowerPoint-kompatiblen Format.

Diesen Wunsch, das Beste aus beiden Welten zu verbinden, sehen wir häufig in den Bereichen Customer Insights & Marktforschung. Seien es team-individuelle Ergebnisse für Mitarbeitendenbefragungen oder monatliche Berichte bei Customer-Experience-Trackings mit den aktuellsten Kundenbewertungen. Die Liste der Anwendungsgebiete ist lang und können Sie im ersten Teil nachlesen.

Zusammenfassung:

Im ersten Schritt benötigen Sie einen Dashboard-Master, der für den Export optimiert ist.
Hilfreich sind insbesondere Kenntnisse von Layout-Containern und dynamischen Platzhaltern.
Steht das Layout, können im nächsten Schritt Darstellungs-Templates gebaut werden. Fokus: Gute Wiederverwendbarkeit und das Abdecken gängiger Diagramm-Typen.
Steht Ihr Report, muss dieser noch exportiert werden. Bei vielen Report-Varianten, können Export-Jobs über tabcmd oder die Tableau REST API automatisiert werden.

Hinweis: Sie möchten sich zunächst über die generellen Vorteile und entsprechende Use-Cases informieren? Dann schauen Sie sich jetzt Teil 1 der Blog-Reihe an.

Nun geht es ans Eingemachte: Mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum eigenen, automatisierten Report.

1. Wählen Sie die richtige Leinwand

Tableau unterscheidet sich als Business-Intelligence-Tool fundamental von PowerPoint als Präsentations-Software.

Das gilt insbesondere in Bezug auf das Layout. Bei Tableau gibt es keinen Dashboard-Master, bei dem Formatänderungen eines Dashboards automatisch auf alle anderen Darstellungen übertragen werden. Ebenso sind bei Tableau die Dashboard-Formate frei wählbar. Damit kannst Du auch mobil-optimierte Ansichten bauen und flexibel in Websites einbetten. In diesem Fall besteht der erste Schritt jedoch darin, die Dashboard-Größe auf das PowerPoint-kompatible Format 16:10 mit einer entsprechenden Größe zu fixieren. Denn da das Seitenverhältnis nicht nur für die Darstellungen online, sondern auch für den Export verwendet wird (und unveränderlich ist), führen andere Seitenverhältnisse und Größen zu unschönen Rändern in Ihrer pdf- oder pptx-Datei.

Abbildung 1 – Der erste Schritt: Das Dashboard mit PowerPoint-Seitenverhältnissen definieren

2. Der Seitenaufbau

Unser Ansatz ist es, eine Dashboard-Vorlage zu bauen, die Sie später flexibel mit Inhalt (Darstellungen) befüllen können. Ein Dashboard steht dabei synonym für eine PowerPoint-Folie. Da sich dieser Content-Bereich von Dashboard zu Dashboard stark unterscheiden kann, benötigen Sie ein generisches Layout. Somit können auf einem Dashboard mehrere Ansichten nebeneinander angeordnet werden, während das Folge-Dashboard Darstellungen untereinander oder auch als Schachbrett zeigt.

Für uns hat sich hier das Arbeiten mit Layout-Containern, die in diesem Artikel im Detail erklärt werden, bewährt. Damit definieren wir, je nach Anwendungsfall, folgende Bereiche:

Header: Beinhaltet den Namen des Dashboards, ggf. das Kunden-Logo oder den Projekt-Namen und Kontext-Infos wie die ausgewählten Filter.
Content: Hier wird der Inhalt je Dashboard dargestellt. Damit ist der Content-Part dynamisch.
Info: Erklärungen zu Auswertungen und sonstige Fußnoten.
Footer: Weitere Projekt-Informationen.

Abbildung 2 – Das Layout im Überblick

Haben Sie diese Vorlage sauber erstellt, ist ein guter Teil der Arbeit bereits getan. Da bei späteren Änderungen im Layout alle Darstellungen angepasst werden müssen, empfehlen wir Ihnen folgenden Punkten besonders viel Aufmerksamkeit zu schenken:

Arbeiten mit Platzhaltern

Da im späteren Verlauf der Dashboard-Master lediglich dupliziert und mit neuem Inhalt versehen werden soll, sollte der manuelle Anpassungsaufwand minimiert werden. Ein Baustein dafür sind Platzhalter in Tableau.

Beispiel: Den Titel des Dashboards können Sie über direkt der Dashboard-Bezeichnung in Tableau entnehmen.

Abbildung 3 – Platzhalter sparen Zeit

Wohin mit Filtern?

Mit diesem Ansatz haben Sie bisher mit recht viel Aufwand eine halbwegs vernünftige PowerPoint-Vorlage gebastelt. Große Vorteile von Tableau gibt es bisher nicht zu sehen. Ein wesentlicher Punkt für viele unsere Kunden bei Tableau: Ist die Vorlage einmal erstellt, kannst Du in Sekundenschnelle über Filter die Datenbasis anpassen und das Ergebnis im Anschluss exportieren. In der Praxis nutzen wir das zum Erstellen und Exportieren von hunderten von Reports, beispielsweise, um jeder Abteilung „ihre“ Ergebnisse zur Verfügung zu stellen.

Da das exportierte Ergebnis exakt so aussieht wie die erstellte Vorlage, sollten Filter möglichst wenig Raum einnehmen und bestmöglich versteckt sein. Andernfalls erinnert der Export an eine heruntergeladene Website.

Für uns haben sich zwei Varianten als tauglich erwiesen:

Variante 1:

Lagern Sie die Filteroptionen auf eine separate Seite aus, die nicht exportiert werden muss.

Abbildung 4 – Filter auf einer separaten Seite

Variante 2:

Verstecken Sie den Filter in einem Container und lass ihn nur mittels eines Buttons erscheinen. Die eigentlichen Filter-Optionen tauchen dann erst nach einem Klick auf den Button auf. Als Lösung elegant und auch außerhalb von diesem Anwendungsfall häufig zu empfehlen. In der Tableau-Dokumentation gibt es dazu eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Abbildung 5 – Links: Die elegante Button-Lösung, um Filter dynamisch einzublenden

3. Darstellungen bauen

Für ein effizientes Erstellen von Tableau-Berichten macht es Sinn, sich Templates zu bauen, die typische Visualisierungen beinhalten. So gibt es am Beispiel einer Mitarbeiterzufriedenheit immer eine Darstellung mit der Rücklaufstatistik (wie viele Mitarbeiter haben teilgenommen), eine Liste besonders positiver oder negativer Aspekte und Zufriedenheiten im Detail, getrennt nach unterschiedlichen Themenbereichen. Die folgenden Darstellungen geben Ihnen einen Überblick.

Abbildung 6 – Beispiele für Darstellungs-Templates

Gut zu sehen: Wir haben lediglich die Content-Sektion mit unterschiedlichen Visualisierungen befüllt und angeordnet. Fixe Elemente wie Header und Footer passen sich über entsprechende Platzhalter an.

Der Trick an diesem Vorgehen ist, dass zunächst das zur Visualisierung gewünschte Dashboard dupliziert wird, um im Anschluss den Inhalt anzupassen oder auszutauschen.

Am Beispiel einer Detailzufriedenheit können Sie sich das gut vor Augen führen. Das Dashboard besteht aus sechs Visualisierungen, die in einem Container nebeneinander platziert sind.

Abbildung 7 – Sechs Darstellungen (Ansichten) angeordnet in Layout-Containern

Sieht nach viel Anpassungsarbeit aus, die hinterlegten Fragen zu ändern, um andere Detailzufriedenheiten anzuzeigen.

Tatsächlich steuern wir das zentral über einen Filter für alle Darstellungen. Sprich: Jegliche Filteranpassung strahlt auf alle Ansichten (Diagramme) dieses Dashboard aus, sodass das passende Template jeweils nur ausgewählt, dupliziert und mit neuen Informationen befüllt werden muss.

Konkret sieht das wie folgt aus:

Abbildung 8 – Über eine Fragen-ID wird ausgesteuert, welche Fragen dargestellt werden

Die Variable [Name] beinhaltet in unserer Datenstruktur alle Fragen-IDs. Q6 steht für das Vorgesetztenverhalten, Q7 für den Aspekt Zusammenarbeit und Q8 für die Servicequalität. Dieser Filter wird jeweils auf alle Ansichten des Dashboards angewendet.

Passen wir den Filter an und wählen z. B. lediglich Q1 (das Managementvertrauen) aus, erhalten wir neue Ergebnisse:

Abbildung 9 – Angepasste Detailzufriedenheit

Et voilá: Und so werden auch die übrigen Ergebnisse Template-basiert zusammengeklickt.

Hinweis: In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Umsetzung in Tableau. Voraussetzung für jeden Report sind natürlich sinnvoll strukturierte Daten. Da das ein Thema für sich ist und eigene Journal-Beiträge rechtfertigt, klammern wir diesen Aspekt aus. Sie haben zum Thema Datenaufbereitung eine Frage oder weißt nicht weiter? Kein Problem. Nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Damit erhalten Sie einen umfassenden Report aller Ergebnisse. In kurzer Zeit, mit standardisierten und nachvollziehbaren Darstellungen, optimiert für den Export.

4. Export

In der Regel werden Reports als PDF oder PowerPoint exportiert, um die Ergebnisse einem größeren Empfängerkreis zugänglich zu machen. Tableau hat der Nachfrage nach erweiterten Export-Funktionalitäten Rechnung getragen und in den letzten Releases einige Komfortfunktionen ausgeliefert. Neben der generellen Möglichkeit, eine nicht editierbare PowerPoint-Datei zu exportieren, wurde auch der Export-Button auf Tableau-Darstellungen eingeführt und um zusätzliche Funktionen erweitert.

Für den einfachen Export können Sie damit entweder direkt über den Server oder – wenn eingebaut – können die Anwender über den Export-Button ein Report erstellen.

Abbildung 10 – Die bekannten Export-Funktionen aus Nutzersicht

So weit, so einfach. Doch was ist, wenn Sie nun alle möglichen Report-Varianten exportiert haben möchtest? Alle Filtermöglichkeiten einzeln durchzugehen und den Report jeweils neu zu speichern, ist aus eigener Erfahrung keine gute Idee. Denn je nach Projekt wird die Anzahl an Reports schnell dreistellig.

Zum Glück gibt es auch hierfür eine Lösung. Mit tabcmd bietet Ihnen Tableau ein kommandozeilenbasiertes Tool, mit dem Sie auf den Tableau-Server zuzugreifen und Tasks automatisieren können. Neben dem Anlegen neuer User usw. können auch Export-Jobs getriggert werden.

Nach Starten von tabcmd loggen Sie sich zunächst ein.

tabcmd login -s [Tableau Server] -t [Site] -u [User] -p [Passwort]

Im Anschluss können Sie den Export triggern. Die Optionen hat Tableau detailliert dokumentiert.

export "[Dashboardname]" --fullpdf --pagesize tabloid --pagelayout landscape -f  "C:\Tableauexport\Beispiel.pdf"

Hiermit werden alle Dashboard-Darstellungen als pdf im Landscape-Format unter c:\Tableauexport gespeichert.

Sie erhalten damit einen fertigen Bericht. Was noch fehlt: Das Ansteuern von Filtern, um individuelle Berichte zu erstellen.

export "[Dashboardname]?Beispiel_Filter=Report1" --fullpdf --pagesize tabloid --pagelayout landscape -f  "C:\Tableauexport\Beispiel.pdf"

Der Parameter „Beispiel_Filter“ steht hier stellvertretend für den Filter in Tableau mit einer entsprechenden Ausprägung.

Mehrere Ausprägungen können Sie über Kommata separiert kombinieren. Weitere Filter dann über ein „&“ der Abfrage anhängen. Damit können Sie die Abfragen extrem flexibel erweitern und allen Wünschen beim Export gerecht werden.

Ein kleiner Tipp am Rande: Achten Sie darauf, dass alle Nicht-ASCII-Zeichen URL-encodiert sind. Leerzeichen mag tabcmd also ebenso wenig wie Umlaute usw. Es gibt verschiedene Tools, die Ihnen dabei helfen, die Angaben umzuwandeln, zum Beispiel urlencoder.org.

Mit tabcmd haben Sie damit das Tool an der Hand, um den Report-Export richtig zu skalieren. Seine wahre Power entfaltet es, wenn Sie mehr Automatisierung drum herum baust. Wir kombinieren beispielsweise die Abfrage-Logik mit Alteryx, um teilweise mehrere hundert Reports in Batches zu generieren, an einem Ort abzuspeichern und im nächsten Schritt Kunden via E-Mail oder Austauschplattformen zur Verfügung zu stellen.

Somit sind Sie auch für große Reporting-Mengen mehr als gerüstet. Allerdings unterstützt tabcmd derzeit nur den Export im pdf-Format, eine Abfrage für PowerPoint-Dateien sucht man vergebens.

Hier kann die REST API von Tableau Abhilfe schaffen. Denn darüber können Workbooks auch als PowerPoint exportiert werden.

Fazit

Mit diesem Blog-Beitrag konnten wir Ihnen hoffentlich einen umfassenden Einblick geben, wie ein export-optimierter Report in Tableau aufgebaut sein kann und wie Wissen auch im wörtlichen Sinne extrahiert wird.

Eine Frage, die wir uns unter Kollegen häufig stellen: Wann lohnt es sich? Die Frage ist dabei nicht so leicht zu beantworten. Daher geben wir Ihnen einige Entscheidungskriterien an die Hand:

1. Was soll das Ergebnis sein?
Wenn ein hochindividueller PowerPoint-Report gewünscht ist, der weiterbearbeitet werden kann, ist man mit Tableau an der falschen Stelle. Denn das kann … richtig, PowerPoint! Der vorgestellte Ansatz eignet sich primär für standardisierte Reports.

2. Gibt es Synergien zwischen Tableau und export-optimierten Reports?
Wenn Sie in Deinem Projekt ohnehin bereits Tableau nutzen, ist es naheliegend, zusätzliche Reports auch in Tableau zu erstellen. Hier spielt der Ansatz seine Stärken aus. Die Datenstruktur steht schon, der Kunde kann flexibel zwischen Dashboard und Report wechseln – hat dabei immer die neuesten Daten und wir vermeiden es, eine Parallelstruktur aufzubauen.

3. Wie hoch ist der Umfang an Berichtseinheiten?
Gibt es nur einen Filter mit zwei Auswertungsgruppen, kann es sein, dass Sie mit Kanonen auf Spatzen schießen. Hier gilt es, den Aufwand bei der Erstellung realistisch zu taxieren.

Damit gerüstet, sollte Ihnen die Entscheidung ein wenig leichter fallen.

Zum Abschluss sei gesagt, dass es sicher unterschiedliche Wege gibt, um ein ähnliches Ergebnis zu erreichen. Wir profitieren mittlerweile stark dank zahlreicher Projekte von diesem Vorgehen und wissen ihn in immer mehr Spielarten einzusetzen. Auch, weil wir die technische Infrastruktur zum automatisierten Export etabliert haben und die Tableau-Templates stetig zunehmen.