PowerPoint Berichte automatisieren Teil1

19.05.2020 | Datenvisualisierungen

Customer-Insight-Reports mit Tableau automatisieren – Teil 1

Auf dem Weg zu effizienteren Reports:
Use Cases & Vorteile

Wir begleiten viele unserer Kunden auf dem Weg von starren PowerPoint-Berichten in die Welt interaktiver Analysen mit Online-Dashboards über Tableau. Doch häufig geht es ihnen nicht um wunderschöne Infografiken, sondern um einen schnelleren Weg zu wertvollen Insights, genug Flexibilität für kurzfristige Anpassungen und das, ohne Tiefgang in der Analyse zu verlieren.

PowerPoint gerät hier schnell an Grenzen. Deshalb widmen wir unsere Blog-Reihe Automatisierungsmöglichkeiten von Reports über Tableau. Den Anfang machen wir mit einem kleinen Überblick und wertvollen Use Cases. Im nächsten Beitrag geht es dann mit einem konkreten „How to“ ans Eingemachte.

Zusammenfassung:

Fünf Tipps für das effiziente Arbeiten mit Tableau.
Lernen Sie smarte Wege kennen, um schnell Änderungen an Deinen Workbooks vorzunehmen.

Online-Dashboards sind aus einer datengetriebenen Welt nicht mehr wegzudenken.
Bei unseren Kunden sehen wir einen enormen Bedarf, Customer Insights schnell, standardisiert und verständlich erklärt zu erhalten und weniger Zeit mit manuellen Schritten zu verbringen.
Hier geraten PowerPoint-Berichte schnell an ihre Grenzen.
Abhilfe versprechen einfach verständliche Tableau-Reports mit einer klaren Struktur.
Entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung ist, den Use Cases zu verstehen und den Report daraufhin rigoros zu optimieren.

Mit mächtigen Tools wie Tableau haben wir als Data Scientists Werkzeuge zur Hand, um unterschiedliche Datenquellen miteinander zu kombinieren und aussagekräftige Dashboards zu bauen. Interaktive Ergebnisdarstellungen laden dazu ein, selbstständig Analysen durchzuführen und auf Basis tagesaktueller Daten neue Erkenntnisse zutage zu fördern.

Unterschiedliche Grafik-Typen lassen sich problemlos in Zusammenfassungen kombinieren.

In vielen Bereichen schon heute nicht mehr wegzudenken, erleben wir in Bezug auf die Analyse von Customer Insights aus Befragungsdaten häufig, dass Online-Reportings mit ihren Möglichkeiten noch ein Nischendasein fristen. Die Gründe, die dagegensprechen, sind je nach Projekt auch nicht ganz von der Hand zu weisen. Denn die mittels Befragungen erhobenen Daten dienen häufig einem konkreten Anlass. Das wirklich explorative Analysieren steht nicht immer im Mittelpunkt. Stattdessen geht es um maximale Struktur in den Ergebnissen, kombiniert mit konkreten Handlungsempfehlungen. Denn der Produkt- oder Marketingmanager, der auf Basis der Daten Entscheidungen treffen muss, hat keine Zeit, sich „seine“ Ergebnisse selbst zusammen zu klicken und zu erschließen. Und es ist auch nicht sein Job – denn dafür gibt es den Marktforscher oder Customer Insights Manger, der auch nicht die Deutungshoheit über die Ergebnisse verlieren möchte.

PowerPoint-Berichte: Jeder kennt sie, niemand liebt sie, aber man kommt halbwegs damit klar.

Somit bilden PowerPoint-Reports noch immer den Goldstandard. Jeder kennt sie, niemand liebt sie, aber man kommt halbwegs damit klar. Eigentlich als Software für Präsentationen gedacht, dauert das manuelle Erstellen von Ergebnisberichten mitunter lange und ist fehleranfällig. Die Automatisierungsmöglichkeiten in PowerPoint sind ohne aufwendige Programmierungen eng begrenzt und lassen sich zwischen unterschiedlichen Projekten nur bedingt wiederverwenden. Zuletzt: Auch wenn manche Online-Dashboards in Bezug auf die Interaktivität aus Endnutzerperspektive überfordern können, sind komplett starre Ergebnisberichte eben auch manchmal das: zu starr. Noch schnell einen zusätzlichen Vergleich zwischen zwei Befragungswellen einzufügen gerät ebenso zur Geduldsprobe wie das flächendeckende Anpassen von Darstellungen in letzter Minute. Und wenn dann noch der interne Kunde fragt, ob er doch bitte den Bericht für eine zusätzliche Subgruppe haben kann, vergehen schnell einige Tage.

Sieht aus wie PowerPoint, ist aber Tableau. Klingt komisch, ist aber so ;-)

Warum also nicht beides verbinden? Strukturierte, selbsterklärende Reports mit Berichts-Anmutung, kombiniert mit der Flexibilität moderner Business-Intelligence-Tools und Analytics-Lösungen. Data Science eben. In Tableau erstellte, für den Export optimierte Reports versprechen damit das Beste aus beiden Welten.

Die Vorteile von Tableau-Dashboards im Überblick

Immer frische Daten: Da Tableau mit nahezu jeder Datenbank und Survey-Software umgehen kann, können laufende Tracking-Studien spielend einfach in Tableau integriert werden. Das Ergebnis: Tagesaktuelle Reports aus denen mit zwei Klicks PowerPoint-ähnliche Reports generiert werden

So viel Interaktivität wie erforderlich: Auch wenn man glaubt, an alle Reports gedacht zu haben, der Kollege mit der Frage „Wie sehen denn die Ergebnisse aus, wenn wir uns das für unsere Stammkunden zwischen 45 und 65 Jahren ansehen?“ lauert an der nächsten Ecke. In Tableau ist auch diese Auswertung in weniger als einer Minute konfiguriert. Somit lassen sich auch kurz vor Torschluss noch neue Report-Einheiten integrieren und flexibel kombinieren.

Daten-Integrität wahren: Besonders bei großen, langlaufenden Projekten spielen Online-Dashboards ihre Stärken aus. Mit jeder Welle fließen die Daten direkt und mit wenig Aufwand in das Dashboard ein. Daten können dann einfach selbstständig analysiert werden und Fragestellungen lassen sich in Sekunden beantworten. Doch ab und an ist doch der Management-Report erforderlich. Diesen an die gleiche Datengrundlage anzubinden und die gleiche Infrastruktur zu nutzen, vermeidet Redundanz. Die gleichen Datenverarbeitungsschritte müssen also nicht zweimal gebaut werden. Fehleranfälligkeit wird reduziert und alles liegt an einem gesicherten Ort mit entsprechenden Zugriffsrechten.

Drei Use Cases

Wir haben drei Use Cases identifiziert, bei denen die Report-Automatisierung mit Tableau jeweils einen besonderen Vorteil hat:

1. Report on Demand

Besonders geeignet bei:
Customer Experience Trackings (CX), Brand Tracking

Sie erheben kontinuierlich Daten, die „live“ in ein Reporting laufen? Sie benötigen zu einem Stichtag schnell Ergebnisse oder möchten spontan 2-3 Slides mit den aktuellsten Ergebnissen teilen?

Dieses Report-Format bietet immer aktuelle Daten, durch Filter- und Vergleichsgruppen ausreichend Interaktivität für eigenständige Analysen und muss sich auch in Präsentationen nicht verstecken. Nebenbei der schonende Einstieg in die Dashboard-Welt, da viel Bekanntes zunächst beibehalten wird.

2. Der Massen-Report

Besonders geeignet bei:
Mitarbeiterbefragungen, großen Usage- & Attitude-Studien

Sie haben eine umfangreiche Studie durchgeführt und benötigen eine Vielzahl an Reports? Z. B. für unterschiedliche Länder, Abteilungen oder einzelne Produktsparten?

Wir stimmen eine einheitliche Report-Vorlage ab und stellen sie online auf unserem Tableau-Server zur Verfügung. Die Nutzer erhalten Zugriff auf ihre Ergebnisse und können mit einem Filter den für sie relevanten Report auswählen und exportieren – spielend einfach. Bei Bedarf übernehmen wir auch das Exportieren und schicken die Reports direkt per E-Mail. Ist das Reporting-Template abgestimmt, spielt die Anzahl der Berichtseinheiten kaum mehr eine Rolle. Und hohe Wiederverwendbarkeit für die Folgebefragung ist garantiert.

Über einen Filter springst Du zwischen unterschiedlichen Auswertungseinheiten hin und her.

3. Auswertung standardisierter Projekte

Besonders geeignet bei:
Wiederkehrenden Ad-hoc-Studien, z. B. in den Bereichen Concept-Testing, Werbemittel-Pre-Tests, Produkt-Tests

Sie nutzen ein Set an Standard-Fragen, um wiederkehrend z. B. Werbemittel, Produkt-Designs und Konzepte quantitativ bewerten zu lassen? Sie wünschen sich einen effizienten Prozess, bei dem die Ergebnisse nahezu unmittelbar nach Feldende fertig visualisiert vorliegen? Auch hier stimmen wir mit Ihnen ein Reporting-Template mit allen notwendigen Analysen ab. Daten werden automatisiert bereinigt, Auswertungsgruppen gebildet und am Ende laufen die Daten in das Reporting-Template. Der Bericht steht – quasi auf Knopfdruck. Neben dem deutlichen Zeitvorteil und dem damit reduzierten „Time to Insight“, profitieren Sie von der Möglichkeit, dass die Daten in einem strukturierten Format abgespeichert werden, sodass „nebenbei“ eine Benchmark-Datenbank entsteht, die all Ihre Tests analysierbar macht.

Auch bi- und multivariate Verfahren lassen sich problemlos standardisieren.

Fazit

Wir sind davon überzeugt, dass Online-Reportings nicht nur in der Business-Intelligence-Welt einen festen Platz haben sollten und dass es für die Analyse von Customer Insights zahlreiche Anwendungsgebiete gibt. Im nächsten Teil unserer Blog-Reihe, gehen wir noch etwas genauer auf die operative Umsetzung ein.